MPTI

MANAJEMEN PROYEK IT

Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk merancang aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek.

Keuntungan Manajemen Proyek:

  1. Kontrol yang lebih baik di bidang keuangan, fisik, dan sdm
  2. Meningkatnya relasi dengan customer
  3. Waktu pembangunan yang lebih singkat
  4. Biaya yang lebih rendah
  5. Kualitas lebih tinggi & meningkatnya reliabilitas
  6. Keuntungan yang lebih besar
  7. Meningkatnya produktivitas
  8. Koordinasi yang lebih baik
  9. Moral pekerja lebih baik

 

A. GROUP PROSES MANAJEMEN PROYEK

Group proses dalam manajemen proyek terdapat 5 group proses yaitu:

  1. Inisiasi Proyek
  2. Kontrol Proyek
  3. Perencanaan Proyek
  4. Penutupan/akhir proyek
  5. Eksekusi Proyek

 

Manajemen Proyek terdiri dari beberapa proses, sbb:

  • Executing, diperlukan untuk memastikan bahwa aktifitas dalam perencanaan proyek terpenuhi
  • Monitoring and Controlling adalah pengukuran dan pemantauan perkembangan secara berkala akan tujuan proyek untuk memastikan adanya kecocokkan antara progress dgn rencana awal proyek, selain itu untuk memantau setiap penyimpangan yang ada dari rencana awal.
  • Closing, meraih lebih banyak lagi stakeholders dan pelanggan yang menerima layanan ataupun produk akhir kita ada.

 

B.  MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Manjemen integrasi proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar dapat dipastikan, berbagi elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik. Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana proyek dan pengendalian perubahan secara keseluruhan.

Kunci  sukses keseluruhan proyek diantaranya meliputi:

  • Manager proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung.
  • Kebanyakan manjer proyek terlalu berfokus pada hal – hal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan.
  • Manajemen integrasi proyek bukan integrasi perangkat lunak
  • Manajemen integrasi proyek termasuk interface
  • Manajemen teridentifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek.

 

C. MANAJEMEN RUANG LINGKUP

Manajemen ruang lingkup proyek meliputi proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam proyek.

Proses Utama Manajemen Ruang Lingkup Proyek:

1.      Inisiasi

Inisiasi adalah proses otorisasi secara resmi sebuah proyek baru atau proyek yang ada untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Ini merupakan link inisiasi formal proyek untuk pekerjaan yang sedang berlangsung pada organisasi.

2.      Perencanaan Ruang Lingkup

Lingkup perencanaan adalah proses semakin merinci dan mendokumentasikan pekerjaan proyek (lingkup proyek) yang menghasilkan produk proyek. Lingkup perencanaan proyek dimulai dengan masukan awal deskripsi produk, piagam proyek, dan definisi awal kendala dan asumsi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat.

3.      Definisi Ruang Lingkup

Definisi ruang lingkup melibatkan pengelompokan penyerahan proyek utama menjadi kelompok lebih kecil, lebih mudah dikelola:

  1. meningkatkan akurasi biaya, durasi, dan estimasi sumber daya;
  2. menetapkan dasar pengukuran kinerja dan control;
  3. memfasilitasi tugas tanggung jawab yang jelas.

 

4. Create WBS

WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek, karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan.

WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan. WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group.

5.      Scope Vertifications

Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.

6.      Scope Control

Scope Control melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.

Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

 

D. MANAJEMEN PROYEK WAKTU

Proses yang perlu dilakukankan seorang manajer proyek dalam mengendalikan waktu proyek yaitu:

  1. Mendefinisikan aktivitas proyek
  2. Urutan aktivitas proyek, bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek.
  3. Estimasi aktivitas sumber daya proyek, bertujuan untuk melakukan estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.
  4. Estimasi durasi kegiatan proyek, untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
  5. Membuat jadwal proyek, digunakan untuk menggambarkan secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan proyek hingga proyek diselesaikan.
  6. Mengontrol dan mengendalikan jadwal proyek, untuk memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan atau tidak.

Project time management meliputi:

  1. Penyusunan jadwal proyek
  2. Monitoring jadwal proyek
  3. Pengontrolan perubahan jadwal proyek.

 

E. PROJEK COST MANAJEMEN

Project Cost Manajement atau biasa disebut dengan manajemen biaya adalah sebuah metode yang menggunakan teknologi untuk mengukur biaya dan produktivitas melalui siklus hidup penuh proyek tingkat perusahaan.

Project Cost Manajemen meliputi beberapa fungsi khusus manajemen proyek yang mencakup kontrol pekerjaan memperkirakan, pengumpulan data lapangan, penjadwalan, akuntansi dan desain.

Terdapat 4  tahapan dalam biaya  manajemen proyek yaitu:

1. Perencanaan sumber daya: menentukan sumber daya apa dan berapa banyak yang harus digunakan

2.  Cost estimating: membuat sebuah estimasi dari biaya dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek

3.  Cost budgeting: mengalokasikan semua estimasi biaya tersebut pada tiap paket kerja untuk membuat sebuah baseline, agar dapat diukur kinerjanya.

4.  Cost control: mengendalikan perubahan dana proyek

 

F. PROJEK KUALITI MANAJEMEN

yaitu proses yang dilakukan, untuk  menjamin proyek dapat memenuhi kebutuhan yang telah disepakati, melalui aturan-aturan mengenai kualitas, prosedur ataupun guidelines. Merupakan semua aktivitas yang dilakukan oleh organisasi proyek untuk memberikan jaminan tentang kabijakan kualitas, tujuan dan tanggung jawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan yang sudah disepakati.

Tahap projek kualiti manajemen:

  1. Plan Quality
  2. Quality Assurance
  3. Quality Control

 

G. PROJEK HUMAN RESOUCE MANAJEMEN

Projek human resource management (Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Proyek) adalah proses mengorganisasikan dan  mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.

Tahapan-tahapan:

  1. Tahap perencanaan sumber daya, mengidentifikasi dan mendokumentasi peranan seseorang dalam proyek tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang proyek.
  2. Akuisisi tim proyek, usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek.
  3. Membangun tim proyek, meningkatkan kompetens dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupun secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek.
  4. Mengelola tim proyek, memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

 

H. MANAJEMEN KOMUNIKASI PROYEK

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tahapan Manajemen Komunikasi:

  1. Perencanaan Komunikasi (Communication Planning), terjadi sebagai bagian dari Grup Proses Perencanaan. Rencana manajemen komunikasi adalah dokumen yang berisi arahan atau tuntunan cara berkomunikasi dalam suatu proyek. Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antar lain:
    1. Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
    2. Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
    3. Orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang dimaksud
    4. Orang yang harus menerima informasi yang dimaksud
    5. Frekuensi atau jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan
    6. Metoda untuk mendapatkan informasi, seperti memo, email, telepon, dsb
    7. Metoda untuk memperbaharui rencana manajemen komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
    8. Metoda untuk menyelesaikan masalah yang tidak dapat diselesaikan di level bawah
    9. Daftar istilah/terminology
    10. Distribusi Informasi

Dalam melakukan pendistribusian informasi dibutuhkan input berupa perencanaan manajemen komunikasi dengan menggunakan alat dan teknik berupa kemampuan komunikasi, metode distribusi informasi, proses pembelajaran, serta sistem informasi. Hasil atau output dari proses distribusi informasi ini adalah proses atau alur komunikasi dari organisasi proyek dan perubahan permintaan. Bentuk distribusi komunikasi pada proyek ada beberapa macam antara lain adalah:

  1. Rapat-rapat(meetings).
  2. Distribusidokumenberupahardcopy.
  3. Distribusi data melalui media elektronik seperti electronic mail/E-mail, mesin fax, dan lain-lain.

Proses distribusi informasi dapat didokumentasikan dalam Organizational Process Assets.  Informasi yang diperbaharui, antara lain :

  1. Lesson learned
  2. Project record (surat-surat korespondensi, memo, dsb)
  3. Project reports (formal-informal laporan status proyek,dsb)
  4. Masukan dari stakeholders berupa kritik, saran ataupun peringatan
  5. Pelaporan Kinerja

Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports(pelaporan status), progress measurements(pengukuran kemajuan), dan peramalan.Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :

  1. Status reports, yang berisi tentang sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya.
  2. Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menyelesaikan pekerjaannya.  Biasanya berupa laporan rutin
  3. Peramalan, berisi gambaran kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak berdasarkan apa yang sudah dikerjakan sampai titik tertentu ketika proyek sudah berjalan

Proses ini terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Inti dari pelaporan kinerja yaitu mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja.

  1. Mengelola stakeholders

Mengelola Stakeholder terjadi dalam Monitoring dan Pengendalian Proses Grup. Mengelola stakeholder berkaitan dengan memuaskan kebutuhan para stakeholder proyek dan menyelesaikan setiap isu yang diangkat oleh stakeholder proyek.

 

Manajemen komunikasi memiliki 3 pendekatan, yaitu:

  1. Positivistik (Fungsionalis), dilatarbelakangi oleh hubungan sebab akibat. Contoh dari pendekatan ini adalah hasil survei yang menyatakan bahwa anak-anak yang sering menonton tayangan kekerasan, cenderung agresif. Ciri khas lainnya dari pendekatan ini adalah pesan merupakan hasil ide dari komunikator.
  2. Interpretif, dilatarbelakangi oleh prinsip bahwa setiap orang memiliki keunikan dan keinginannya sendiri. Sehingga sebuah poster harus dibuat dengan bahasa yang disukai oleh pasar. Informasi yang disampaikan cenderung segmented, sehingga mensyaratkan riset tentang segmentasi pasar.
  3. Integratif (Kritis), menggabungkan pendekatan positivistik dan interpretetif. Informasi yang disampaikan merupakan gabungan antara keinginan komunikan dengan ide dari komunikator. Pendekatan ini disebut pendekatan kritis karena mengacu pada hubungan antar individu dengan individu lainnya.

 

I. MANAJEMEN RESIKO PROYEK

Manajemen Risiko Proyek adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek.  Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek. Proses yang terlibat:

  1. Perencanaan manajemen risiko
  2. Identifikasi risiko
  3. Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif
  4. Perencanaan respon risiko
  5. Pengendalian dan monitoring risiko.

 

J. MANAJEMEN PENGADAAN PROYEK

Pengadaan adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi. Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”.

Tahapan Manajemen Pengadaan:

  1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan, proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
  2. Perencanaan kontrak kerja sama, proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW.
  3. Permintaan respon dari distributor, proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual
  4. Memilih Distributor, proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi
  5. Administrasi kontrak kerja sama, formalisasi pernyataan kerja sama
  6. Penutupan Kontrak

 

Proses Project Procurement Management:

  1. Planning purchases
  2. Planning acquisition
  3. Planning contracting
  4. Requesting seller responses
  5. Selecting sellers
  6. Administering the contract
  7. Closing the contract

 

Tujuan:

  1. menyediakan barang maupun jasa dengan harga yang murah, berkualitas, dan terkirim tepat waktu, tugas-tugas bagian pengadaan tidak terbatas hanya pada kegiatan rutin pembelian.
  2. menciptakan keunggulan dari segi ongkos (dengan mendapatkan sumber-sumber bahan baku, komponen, dll dengan harga yang murah).
  3. mendapatkan sumber-sumber bahan baku dan komponen yang berkualitas dan/atau menjadi jembatan dalam membina supplier-supplier yang ada dengan berbagai program peningkatan kualitas.
  4. menciptakan keunggulan dari segi waktu. Untuk mendukung keunggulan dari segi waktu, bagian pengadaan tentunya bisa memilih supplier yang memiliki kemampuan untuk mengirim barang dalam waktu yang lebih pendek tanpa harus mengorbankan kualitas dan meningkatkan harga.

Tugas-tugas yang dilakukan mencakup:

1.      Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

2.      Memilih Supplier.

3.      Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

4.      Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

5.      Melakukan proses pembelian.

6.      Mengevaluasi kinerja supplier.